YUK...........
MENATA ARSIP PRIBADI...!!!!!
(Oleh : M.
Ikhwanul Mukhlisin, A.Md)
Arsiparis Kota Probolinggo
Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Sampai
saat ini banyak masyarakat menganggap bahwa arsip yang terkelola dengan rapi
dan tersistem hanya ada di suatu lembaga pemerintah, organisasi, ataupun
perusahaan. Padahal arsip adalah rekaman peristiwa atau kegiatan
baik menggunakan teknologi informasi maupun non-teknologi informasi dan
komunikasi dalam kehidupan. Anggapan bahwa arsip itu hanya berupa kertas
adalah keliru karena yang disebut arsip bisa berupa kertas yang
bertuliskan data-data, foto, CD, flashdisk bahkan peta atau pun prasasti. Ini
dikarenakan didalamnya terekam rangkaian kejadian masa lalu yang berguna
bagi kelangsungan hidup bermasyarakat.
Seberapa pentingkah arsip bagi kita? Coba kita renungkan, Apakah kita punya
arsip? Apakah kita butuh arsip? Jawabannya pasti YA, mungkin kita tidak
sadar akan betapa pentingnya arsip bagi kita.
Sejak
kita dilahirkan, sesungguhnya
manusia sudah mulai membuat arsip, yaitu dengan dicatat kelahirannya oleh
dokter/bidan (pihak rumah sakit) sampai pengurusan prosedur administrasi
hingga terbitnya akta kelahiran. Hal ini merupakan arsip pertama yang
bersifat permanen dan penting dan akan terus dipakai sepanjang hayat.
Dalam perjalanan hidup akan tercipta arsip-arsip lain seiring dengan kehidupan
yang berjalan.
Lulus Sekolah
mendapatkan Ijazah (Arsip)
Umur 17 membuat
KTP (Arsip)
SIM (Arsip)
Buku Nikah
(Arsip)
Bahkan saudara
kita meninggal kita mengurus arsip yaitu SURAT KETERANGAN KEMATIAN.
Nah,
arsip-arsip yang tercipta selama perjalanan hidup seseorang ini yang akan kita bahas,
karena sering kali dalam penyimpanannya asal tumpuk atau asal simpan saja,
seperti menyimpan di bawah kasur atau tumpukan baju. Alasan mereka adalah
menganggapnya lebih aman dan mudah mencarinya lagi ketika dibutuhkan. Contohnya
saja, Kartu Keluarga, sertifikat tanah/rumah, BPKB, dan sebagainya.
Beberapa sarana dan prasarana yang
digunakan untuk mengelola arsip keluarga antara lain:
1.
Document keeper, seperti map
folder hanya saja didalamnya dilengkapi kantong-kantong plastik berukuran folio
untuk menyimpan arsip. Umumnya dilengkapi resleting sehingga arsip tidak mudah
keluar. Alat simpan ini dapat digunakan untuk menyimpan arsip ijazah,
sertifikat/piagam, akta-akta, polis asuransi dan sejenisnya dengan ukuran
maksimal folio atau F4.
2.
Album foto, ada dua jenis album,
yaitu album yang mengharuskan foto merekat erat dan album dengan
kantong-kantong plastik seperti pada document keeper. Sebagian
besar keluarga menggunakan album berperekat untuk menyimpan arsip foto yang
mendokumentasikan peristiwa istimewa keluarga, misalnya pernikahan atau
kelahiran anak-anak.
3.
CD Box atau CD
Bag, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang terekam dalam media optical
disk. Untuk lebih memudahkan pencarian, berikan label pada tiap keping CD.
CD dapat diurutkan berdasarkan abjad, subjek (peristiwa), atau kronologi
(tahun). Usahakan untuk membersihkan kepingan CD minimal sepekan sekali agar
tidak mudah berdebu sehingga mengganggu isi informasi di dalamnya.
4.
Handling Folder Bag, dapat
digunakan untuk menyimpan arsip struk-struk belanja, tagihan rekening dan
sejenisnya. Ukurannya bermacam-macam dan memiliki warna yang cukup variatif.
5.
Label, sebaiknya
berikan label pada tiap-tiap sarana simpan untuk mengetahui arsip apa saja yang
disimpan dalam media tertentu, tidak hanya pada sarana optical disk.
Adapun cara penataan arsip keluarga
yang sederhana dan mudah, yaitu:
1.
Kelompokkan atau kategorisasikan
arsip keluarga. Pengelompokkan arsip dapat didasarkan pada nama anggota
keluarga, keanggotaan dalam keluarga (ayah, ibu, anak, kakek, nenek), atau
dapat pula per subjek.
Contoh
penataan berdasarkan keanggotaan dalam keluarga:
a.
Urutan pertama atau paling atas dari
media simpan, digunakan untuk menyimpan arsip yang harus disimpan oleh ayah,
misalnya: akta-akta kelahiran, surat nikah, akta tanah, BPKB, ijazah-ijazah
pendidikan dan sebagainya.
b.
Urutan kedua dari media simpan,
digunakan untuk menyimpan arsip yang umum dikelola oleh ibu, misalnya:
struk-struk belanja, tagihan-tagihan rekening listrik air dan telepon,
kuitansi-kuitansi pembelian, dan sebagainya.
c.
Urutan ketiga dari media simpan,
digunakan untuk menyimpan arsip yang diperlukan oleh anak, misalnya: buku
raport, kartu hasil studi, bukti slip pembayaran, sertifikat atau piagam
penghargaan dan sebagainya.
2.
Pola penataan seperti yang
dicontohkan di atas masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan, situasi dan
kondisi masing-masing keluarga.
3.
Pisahkan arsip-arsip yang tidak
memiliki keterkaitan dengan aktivitas keluarga, misalnya berkas-berkas
pekerjaan kantor atau organisasi di luar keluarga.
4.
Kembalikan arsip pada tempat simpan
untuk menghindari ancaman kerusakan fisik maupun informasi yang terekam di
dalamnya.
5.
Pemusnahan
atau pembuangan arsip yang sudah tidak digunakan lagi bergantung pada kebutuhan
masing-masing keluarga. Namun kita tetap perlu memperhatikan arsip apa saja
yang perlu dipertahankan karena bersifat vital bagi masing-masing individu
dalam keluarga, misalnya akta kelahiran, surat nikah, akta tanah, ijazah
pendidikan, kartu keluarga. Pastikan agar arsip-arsip vital tersebut tersimpan
dan terlindungi dengan baik.
Jadi apakah
arsip – arsip pribadi milik kita sudah di tata dengan rapi di rumah atau tidak.
Ada ngk aplikasi buat arsip pribadi
BalasHapusbelum ada...
BalasHapus